Porque é que a Black Friday e o Natal exigem planeamento antecipado?
A Black Friday e o Natal são períodos de maior atividade para muitas empresas de retalho, comércio eletrónico, logística e distribuição. O aumento das encomendas, a maior afluência de clientes e a concentração da atividade em poucas semanas podem exigir uma preparação diferente daquela que é necessária durante o resto do ano.
Segundo a SIBS Analytics, o valor das compras online na Black Friday de 2025 foi 126% superior à média diária de novembro anterior à Black Week. Na época natalícia, entre 1 e 24 de dezembro, o número de compras online aumentou 19% e o respetivo valor cresceu 14% face ao mesmo período de 2024.
Estes indicadores mostram como a procura pode concentrar-se em determinados períodos, embora o impacto nas necessidades de recursos humanos varie entre empresas.
O planeamento de recursos humanos deve, por isso, começar pela análise das exigências previstas para a operação e da capacidade das equipas para lhes responder.
Como avaliar a capacidade das equipas para responder ao aumento da procura?
Antecipar necessidades de recursos humanos implica compreender de que forma o aumento da atividade afeta o trabalho diário. Uma empresa pode precisar de reforçar determinadas funções, reorganizar horários ou desenvolver competências, mesmo quando o número total de trabalhadores parece suficiente.
O primeiro passo é identificar onde se espera maior pressão. Um crescimento das encomendas pode aumentar o trabalho no armazém e na expedição, sem provocar alterações equivalentes noutras áreas. Da mesma forma, o prolongamento dos horários pode exigir maior cobertura de turnos, mesmo que o volume diário de atividade não aumente na mesma proporção.
Da procura prevista à capacidade disponível
A análise deve partir de uma pergunta concreta: o que terá de ser feito de forma diferente ou em maior quantidade durante o período de maior atividade?
A partir daí, a empresa consegue comparar essa exigência com os recursos de que já dispõe. Entre os aspetos mais úteis estão:
- quantidade de trabalho esperada;
- cobertura de horários e turnos;
- disponibilidade real das equipas;
- funções críticas para a operação;
- competências necessárias para executar as tarefas;
- duração previsível do aumento de atividade.
Por exemplo, numa empresa de distribuição, o aumento das encomendas durante a Black Friday pode concentrar-se na preparação e expedição de pedidos. A equipa existente pode assegurar o volume habitual, mas não ter capacidade para manter os mesmos prazos durante o pico. Esta análise permite avaliar se a resposta passa por reorganizar tarefas, ajustar turnos ou reforçar a equipa numa área específica.
Quando deve começar a preparação das equipas?
A preparação deve começar com antecedência suficiente para que os recursos estejam disponíveis e preparados quando a atividade aumentar. O prazo depende das funções a assegurar, da dimensão da operação e do tempo necessário para recrutamento e integração.
O planeamento deve partir da data em que a equipa precisa de estar operacional. A partir desse momento, importa considerar o tempo necessário para selecionar profissionais, formalizar a contratação e assegurar a integração.
Mesmo quando a contratação está concluída, os novos trabalhadores podem precisar de conhecer procedimentos internos, sistemas e equipamentos antes de desempenharem as suas funções com autonomia.
O planeamento de recursos humanos deve, por isso, considerar não apenas a data do pico de procura, mas também o tempo necessário para preparar as equipas.
A necessidade é sazonal ou revela um problema estrutural?
Nem toda a falta de capacidade identificada num período de maior procura resulta desse aumento de atividade. Um pico de atividade também pode tornar mais visível um problema que já existia.
Quando a necessidade é sazonal
Uma necessidade tende a ser sazonal quando está diretamente associada a um período previsível, aumenta durante uma campanha ou época específica e diminui quando o volume regressa aos níveis habituais.
Nestes casos, a resposta pode passar pela reorganização temporária de tarefas e horários ou pelo reforço de trabalhadores durante um período limitado, desde que as opções adotadas sejam adequadas à operação e respeitem as condições laborais aplicáveis.
Quando há sinais de uma necessidade estrutural
A situação merece outra análise quando a sobrecarga já existia antes do pico, continua depois dele ou resulta de mudanças duradouras no volume, nos canais ou na organização do trabalho.
Vagas que permanecem por preencher, equipas regularmente sobrecarregadas ou funções críticas concentradas em poucas pessoas também podem indicar que a necessidade ultrapassa a sazonalidade.
Distinguir estas duas situações evita responder a um problema permanente com uma solução apenas temporária ou criar uma estrutura permanente para uma necessidade que dura apenas algumas semanas.
Como responder às necessidades de recursos humanos identificadas?
Depois de identificadas as necessidades, a resposta deve considerar onde existe falta de capacidade, durante quanto tempo será necessária e se os recursos disponíveis podem ser ajustados.
Quando a equipa dispõe das competências necessárias, mas o trabalho está distribuído de forma pouco equilibrada, pode fazer sentido reorganizar tarefas ou ajustar a cobertura dos turnos. A mobilidade interna também pode ser uma alternativa quando existem profissionais disponíveis e preparados para assumir outras funções.
Se a capacidade existente não for suficiente para responder a um aumento temporário da atividade, a empresa pode avaliar o recurso a trabalhadores sazonais ou a soluções de trabalho temporário, considerando a duração da necessidade, as funções a desempenhar e os requisitos aplicáveis. Já quando a procura adicional se mantém, pode justificar-se uma resposta de recrutamento e seleção orientada para necessidades duradouras.
No recrutamento de Natal, importa definir antecipadamente as funções a reforçar, o período de trabalho previsto e o momento em que os profissionais precisam de estar preparados para iniciar funções. Neste contexto, a Timing apoia as empresas através de soluções de Trabalho Temporário e Recrutamento e Seleção, ajustadas às necessidades identificadas e aos perfis procurados.
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Antecipar períodos de maior procura permite preparar as equipas e escolher respostas adequadas à duração e às características das necessidades identificadas.
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