Trabalhar como rececionista implica estar na linha da frente de uma empresa e representar a organização. Esta é uma função de extrema importância e fulcral para o funcionamento de qualquer negócio. 

Tendo isso em conta, é crucial aprimorar algumas habilidades e competências para que o trabalho seja executado da melhor forma possível.

Ser um rececionista vai muito além de atender telefonemas e receber visitantes. Um rececionista de sucesso é a primeira impressão que clientes, fornecedores e colaboradores têm da empresa. Portanto, é essencial possuir uma combinação de competências técnicas e interpessoais que permitam desempenhar as funções com eficácia e profissionalismo.

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As 5 Competências Fundamentais para um Rececionista

Para ser um rececionista de sucesso, é essencial desenvolver um conjunto específico de competências. 

Descubra as principais habilidades que fazem a diferença para quem deseja destacar-se nesta função tão central e aprenda a dominar estas competência. Eleve já a sua carreira de rececionista e atinja um novo patamar!

Comunicação e Aptidão Social:

Como primeira pessoa de contacto numa empresa, o rececionista é quem recebe e direciona todos os visitantes, portanto, a comunicação é, sem dúvida, uma das competências principais que todos os rececionistas devem desenvolver. 

Um bom rececionista deve ser capaz de transmitir todas as informações necessárias, de forma clara e direta. Além disso, é essencial que este seja um funcionário com alguma sensibilidade para a interação, pois a simpatia é fundamental para trabalhar numa receção. 

Uma má experiência na receção por parte de um cliente, fornecedor ou colaborador pode manchar a imagem de toda a empresa ou organização.

3 dicas para melhorar a sua Comunicação:

• Ouça atentamente
  Preste atenção total ao visitante, mostrando interesse genuíno no que ele diz, precisa ou pretende. 
  
  
• Use um tom amigável
  Mantenha um tom de voz caloroso e acolhedor, que faça o visitante sentir-se bem-vindo, sempre. 
  
  
• Fale de forma clara e simples
  Evite complicar, use palavras fáceis de entender e seja direto nas suas respostas.
  
  

Capacidade de Multi-Tasking:

Engane-se quem achar que trabalhar numa receção é algo fácil. 

Pelo contrário, é necessário ter capacidade para dar resposta aos diversos telefonemas e interações que acontecem durante o dia, especialmente nas empresas mais movimentadas. 

Além disso, todos os visitantes que têm reuniões/compromissos marcados com os colaboradores vão chegar à receção e necessitar de informações claras. 

O rececionista deve conseguir estar a par de todas as entradas e saídas no dia-a-dia da empresa.

5 dicas para desenvolver habilidades de Multi-Tasking:

• Crie listas de tarefas diárias
  Liste todas as tarefas e recados e vá riscando os apontamentos concluídos. Isto ajuda a manter-se organizado e a não esquecer nenhuma informação importante.
  
  
• Defina prioridades
  Comece pelas tarefas mais importantes ou urgentes. Assim, garante que o essencial e prioritário é feito em primeiro lugar.
  
  
• Use um bloco de notas
  Tenha sempre um bloco de notas à mão para anotar recados, lembretes e informações importantes rapidamente.
  
  
• Usar ferramentas de gestão de tempo
  Aplicações como o Trello ou o Asana podem ser úteis para organizar e acompanhar tarefas.
  
  
• Praticar a delegação
  Não hesite em pedir ajuda quando necessário, especialmente em momentos de grande movimento.
  
  
  

Capacidade de Organização:

Este é mais um ponto fundamental na receção de uma organização. 

Uma secretária desorganizada, onde os papéis e a confusão se acumulam, passa uma ideia de desorganização na empresa, que mancha a imagem da marca e transmite falta de confiança aos visitantes e potenciais clientes. 

Além disso, existem vários documentos importantes numa receção e a falta de atenção pode causar a perda de informações fundamentais.

5 dicas para melhorar a Organização:

• Manter um espaço de trabalho limpo e arrumado
  Uma secretária organizada ajuda na eficiência e passa uma imagem de profissionalismo e cuidado.
  
  
• Criar um sistema de arquivamento eficiente
  Etiquete e arquive documentos importantes, de forma lógica e fácil de aceder. Use pastas e divisórias para separar diferentes tipos de documentos.
  
  
• Utilizar ferramentas digitais
  Aplicações como a Evernote ou o Google Keep podem ajudar a manter notas e lembretes organizados e acessíveis a partir de qualquer lugar.
  
  
• Planear o dia
  Reserve um tempo no início e no final do dia para organizar tarefas e documentos. Isso ajuda a garantir que tudo esteja em ordem e pronto para o próximo dia de trabalho.
  
  
• Estabelecer uma rotina diária
  Crie hábitos organizacionais, como verificar e-mails em horários específicos e rever a agenda regularmente para se manter no controlo das tarefas.
  
  
  

Capacidade de Transmitir Confiança:

Como referido nos pontos anteriores, um rececionista está em constante contacto com todos os funcionários de uma empresa, bem como com todos os clientes que visitam. 

Por isso, é necessário que as empresas contratem alguém para a função que seja capaz de transmitir segurança e confiança.

3 dicas para transmitir Confiança:

• Manter uma postura profissional
  Sente-se ou fique de pé com as costas direitas e mantenha o contacto visual com as pessoas. Isto irá mostrar que está atento e confiante.
  
  
• Falar com clareza e certeza
  Use um tom de voz seguro e evite hesitações, o que irá demonstrar que sabe do que está a falar.
  
  
• Conhecer bem a empresa
  Saiba detalhes aprofundados sobre os produtos, serviços e políticas da empresa. Assim, pode responder a perguntas com confiança e precisão.
  
  
  

Perseverança e Capacidade de Resistir ao Stress:

Muitas vezes, um rececionista está em constante stress, lidando com várias tarefas e visitantes simultaneamente. 

Além de uma boa capacidade de multi-tasking, os rececionistas devem ser capazes de manter a cabeça fria e trabalhar sob pressão. 

Devem também ter uma enorme capacidade de não se perder no trabalho, pois frequentemente surgem interrupções de várias pessoas que precisam de informações ou de  telefonemas que precisam de ser encaminhados. 

Manter a calma e a simpatia nestas situações nem sempre é fácil, mas faz parte do quotidiano atribulado da glamorosa vida de um rececionista.

3 dicas para gerir o Stress:

• Fazer pausas regulares
  Levante-se e estique as pernas, mesmo que por alguns minutos. Isso ajuda a refrescar a mente e a reduzir o stress. Nessas pausas, pode ainda praticar alguns exercícios de respiração ou meditação que podem ser úteis.
  
  
• Estabelecer limites claros
  Definir horários e prioridades pode ajudar a gerir expectativas.
  
  
• Procurar apoio e falar com alguém de confiança
  Quando se sentir sobrecarregado, converse com um colega ou supervisor de forma a obter algum apoio emocional. Partilhar preocupações pode aliviar o stress e pode ajudá-lo a encontrar soluções mais rápidas e eficientes. 
  
  
  

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As empresas podem adotar diversas estratégias para incentivar
o desenvolvimento de competências entre os seus rececionistas.

Eis as 5 mais importantes para a Timing – Recursos Humanos:

1. Formações de Comunicação:

Organizar workshops e formações de comunicação que permitam aos rececionistas aprimorar as suas habilidades de comunicação verbal e não verbal.

2. Cursos de Multi-Tasking:

Oferecer cursos que ajudem os rececionistas a desenvolver técnicas eficazes de gestão do tempo e multitarefas.

3. Programas de Organização:

Fomentar programas de organização que ensinem os rececionistas a manterem o seu espaço de trabalho limpo e organizado e a sua lista de tarefas intuitiva e dinâmica. 

4. Sessões de Coaching para Confiança:

Promover sessões de coaching para ajudar os rececionistas a desenvolver uma presença confiante e segura no local de trabalho. 

5. Formações de Gestão de Stress:

Oferecer formações que ajudem os rececionistas a desenvolver técnicas para lidar com o stress e manter a calma sob pressão.

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Porque devem as Empresas incentivar o desenvolvimento
das Competências dos Rececionistas?

Desenvolver as competências certas pode trazer inúmeros benefícios para os rececionistas e para as empresas que os contratam. 

Aprimorar estas capacidades pode significar uma maior eficiência e produtividade no trabalho, pois quando os rececionistas têm uma boa formação, conseguem lidar com as suas tarefas de maneira mais eficaz e profissional. 

Além disso, um rececionista bem treinado contribui para um ambiente de trabalho mais positivo e acolhedor, melhorando a experiência de todos que visitam a empresa. Contratar pessoas qualificadas e competentes para este trabalho pode melhorar a imagem da marca e aumentar a satisfação dos clientes e colaboradores.

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Oportunidades de Trabalho na Timing

A Timing oferece diversas oportunidades de trabalho na área de receção. 

Se estiver interessado em enveredar a sua carreira como rececionista, confira as vagas disponíveis no nosso website. 

A Timing trabalha com as melhores empresas em Portugal, oferecendo oportunidades em diversas regiões do país, confira todas aqui. 

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Benefícios de Trabalhar com a Timing:

1. Acesso a diversas vagas:
   Encontre oportunidades em várias indústrias e localizações, de norte a sul de Portugal e ilhas. 
   
   
2. Apoio na carreira:
   A Timing oferece orientação, apoio e formações para ajudá-lo a alcançar os seus objetivos profissionais.
   
   
3. Desenvolvimento profissional:
   Participe em programas de formação e desenvolvimento para melhorar as suas competências.
   

Para mais informações, visite o website da Timing.

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As novas tecnologias facilitarão o trabalho dos rececionistas, com o uso de softwares de gestão de visitantes. A mudança para reuniões online também aliviará a carga dos rececionistas, permitindo um maior foco nas suas tarefas diárias.

Para mais dicas e insights sobre características pessoais mais valorizadas pelos recrutadores, explore o blog da Timing, onde temos vários artigos que o vão ajudar a perceber outras características essenciais para quem procura mudar de emprego.

A contratação temporária pode ter benefícios para as empresas, como a contratação de trabalhadores qualificados e especialistas para cargos específicos, como o de rececionista.

Estamos aqui para o ajudar a transformar o seu local de trabalho num espaço mais saudável e produtivo.
Caso procure também um novo desafio, não deixe de conferir todas as nossas vagas disponíveis de Norte a Sul do país.

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